（様式１）個人情報取扱業務概要説明書
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流個人情報保護規程第５条の規定に基づく、会員およびボランティア管理業務（以下「本業務」という。）にかかわる個人情報の種類等についての規定は、下記のとおりである。
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個人情報の種類 （本業務にかかわって取得・利用する個人情報） |
・会員またはボランティアまたは講習会・教室の参加者が提供した個人情報 ・本業務面接担当者が相談により把握し会員・ボランティア登録票に記載した事項 （様式及び記載事項は別紙○のとおりとする。）
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個人情報の利用目的 |
会員およびボランティアの情報管理を適正かつ円滑に行い、イベントや活動情報の迅速な提供を図ることを目的とする。
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個人情報の利用・提供方法 |
本事業担当者の管理のもとに保管するとともに、コンピューターに入力し上記利用目的に沿った利用を行う。 また、下記により本会内部での利用又は外部への提供を行う。
(1)内部での利用 ・総会等の会の管理 ・会員およびボランティアへの迅速な情報提供・参加者の把握
(2)外部への提供 公共施設の利用にあたり名簿の提出を求められたケース
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その他の情報 |
本事業担当者が、上記情報の取得その他の機会において、本事業利用者から相談を受けた事項は、本人の同意のない限りは、本事業担当者以外には、伝えてはならない。
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個人情報保護担当者
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個人情報保護担当理事
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本事業における苦情対応担当者 |
個人情報保護担当理事
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※個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等は、事業の状況に即して、具体的な名称を記載すること。
（様式２） 委託契約の例
１ 事業者が、個人データを受託者に引き渡してその処理を行わせ、又はその個人データを利用して社協の業務を遂行させる場合の委託契約を想定している。
２ 委託契約に次の条項を規定するものとする。甲は委託者たる事業者、乙は受託者である。
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（個人情報の保護） 第○条 乙は、この契約による業務を処理するため個人データを取り扱う場合は、個人情報保護のため、次の各号に掲げる事項を厳守しなければならない。
(1) 秘密の厳守 乙は、この契約による業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他に知らせてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。
(2) 個人データの取扱い 乙は、この契約による業務を処理するため個人データを取り扱う場合は、その取扱いにより個人の権利利益を侵害することのないよう最大限努めなければならない。
(3) 再委託の禁止 乙は、甲があらかじめ承諾していない限り、個人データの処理は自ら行い、第三者にその処理を委託してはならない。
(4) 目的以外の使用禁止 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された〇〇をこの契約の目的以外に使用し、又は第三者に提供してはならない。
(5) 複写、複製の禁止 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された〇〇を甲の承諾なくして複写又は複製してはならない。
(6) 個人データの保管 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された〇〇を滅失及びき損することのないよう、安全な管理に努めなければならない。
(7) 返還義務 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された〇〇を委託業務完了後、速やかに甲に返還しなければならない。
(8) 事故報告義務 乙は、この契約による業務を処理するために甲より引き渡された〇〇の内容を漏えい、滅失及びき損した場合には、甲に速やかに報告し、その指示に従わなければならない。
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（様式３） 開示申出書の例
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開示申出書
平成○年○月○日
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流 個人情報保護担当理事 殿
氏 名
住 所
生年月日 年 月 日
私の個人情報について、下記のとおり開示の申出をします。
記
１ 個人情報の区分 ① 会員 ② ボランティア ③ 教室参加者
２ 開示を求める項目 ① 全部 ② 一部（項目名 ）
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（様式４） 開示書面の例
① 開示する場合の書面の例
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○○○○発○○号 平成○年○月○日
○ ○ ○ ○ 殿
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流 個人情報保護担当理事
個人情報の開示について
平成○年○月○日付で開示申出をいただきました貴殿の個人情報につきましては、別添のとおりですので、お知らせいたします。 |
② 開示しない場合の書面の例
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○○○○発○○号 平成○年○月○日
○ ○ ○ ○ 殿
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流 個人情報保護担当理事
個人情報の開示について
平成○年○月○日付で開示申出をいただきました貴殿の個人情報につきましては、検討の結果、開示しないことといたしましたので、お知らせいたします。 なお、開示しない理由は、下記のとおりです。
記 |
（様式５） 訂正、追加、削除、利用停止等申出書の例
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訂 正 追 加 等申出書 削 除 利用停止
平成○年○月○日
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流 個人情報保護担当理事 殿
氏 名
住 所
先般開示を受けた私の個人情報について、下記のとおり〔訂正・追加・削除・利用停止〕の申出をします。
記
１ 開示を受けた年月日: 平成○年○月○日
２ 〔訂正・追加・削除・利用停止〕の申出の内容
開示内容
〔訂正･追加･削除・利用停止〕の内容
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（様式６） 通知書面の例
① 訂正、追加、削除、利用停止等をする旨の通知書面の例
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○○○○発○○号 平成○年○月○日
○ ○ ○ ○ 殿
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流 個人情報保護担当理事
個人情報の〔訂正・追加・削除・利用停止〕について
貴殿の平成○年○月○日付の本会の保有する個人情報の訂正等申出につきましては、事実の確認の調査を行い、その結果、申出どおり〔訂正・追加・削除・利用停止〕をすることといたしましたので、お知らせいたします。 なお、個人情報の〔訂正・追加・削除・利用停止〕の内容は、次のとおりですので、ご確認ください。
〔訂正・追加・削除・利用停止〕前
〔訂正・追加・削除・利用停止〕後
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② 訂正、追加、削除、利用停止等をしない旨の通知書面の例
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○○○○発○○号 平成○年○月○日
○ ○ ○ ○ 殿
特定非営利活動法人あすみが丘国際交流 個人情報保護担当理事
個人情報の〔訂正・追加・削除・利用停止〕等の申出について
貴殿の平成○年○月○日付の本会の保有する個人情報の訂正等申出につきましては、事実の確認の調査を行い、その結果、〔訂正・追加・削除・利用停止〕をしないことといたしましたので、お知らせいたします。 なお、個人情報の〔訂正・追加・削除・利用停止〕をしない理由は、下記のとおりです。
記 |